こんにちは、サノです。突然ですが、働き方改革の3つの柱を知っていますか？政府が推進する働き方改革では以下の3つの柱を掲げています。このうち「長時間労働の是正」と「柔軟な働き方の実現」に大きく関わってくるのが業務効率化です。皆さんは日々の業務を効率化できるツールを使っていますか？ 今回は目的別の業務効率化ツールを紹介していきたいと思います。
業務効率化によるメリットって？
業務の「定型化」と「見える化」
「定型化」によりミスが減り、「見える化」によってマネジメントがしやすくなります。
人件費・コミュニケーションコストの削減
電話やメールによる無駄なコミュニケーションが減り、それにかかる人件費やコミュニケーションコストを削減することができます。
コラボレーションの迅速化
オンラインミーティングが普及し、実際に合わなくても、環境さえ整っていれば、いつでもどこでも会議ができるようになりました。
このように業務効率化にはたくさんのメリットがあります。
今回は「スケジュール管理」「タスク・プロジェクト管理」「チャット」「メモ」という目的別で業務効率化ツールをご紹介します。
スケジュール管理アプリ「Time Tree」
スケジュール管理アプリのおすすめは「Time Tree」というアプリです。
このアプリは仕事・家族・友達などのグループごとにカレンダーを共有・作成できるアプリです。
予定を作成・編集した順にフィードに表示されます。SNSのタイムラインのような役割です。さらに、その予定に対してコミュニケーションスペースが設けられているので、リアクションやコメントをすることができます。
会議の時間を10時から11時に変更したとして、その予定にリアクションをすれば了承したことのなるので、いちいちメールや電話で確認をとる手間が省けます。
タスク・スケジュール管理「Trello」
タスク・スケジュール管理では「Trello」というアプリをおすすめします。
このアプリはデザインがシンプルで使ったことのない人でも直感的に操作することができます。
「ボード」「リスト」「カード」という要素を使いタスクを管理していきます。
ボードは1番大きなグルーピングになるので、プロジェクトの名前などを設定し、リストで「未着手」「着手」「完了」など流動的な項目を設定します。
カードは各リスト内で、「資料を作成する」や「アンケートをとる」などの達成したい目標を設定していくと管理がしやすいでしょう。
チャットアプリ「Chatwork」
この「Chatwork」はビジネスに特化したコミュニケーションツールとしておすすめです。
画像や音声、書類ファイルを添付できるのでデータのやりとりもスムーズです。
また、便利な機能としてメッセージのやりとりで起こったToDoをそのままタスク化できます。なので、いちいち自分の手帳などにメモせずとも、チャット内でタスク化まで完結させることができるのです。
メモアプリ「Evernote」
「Evernote」はメモや情報の保存に特化した人気ツールです。使ったことのある方も多いのではないでしょうか。
Evernoteはテンプレートを作成できるので、議事録などの資料のベースを一度作っておけば一から作る手間が省け、時間を短縮できます。
また、連携アプリを使えば名刺を一括管理できる機能もあります。写真を撮ると画像から文字を認識してテキストデータにしてくれるそうです。
Googleドライブと連携ができるのも便利ですね。
おまけ
今回ご紹介したアプリは、ビジネスに携わる方であれば使えるツールとなっていると思います。
ここからは、さらにターゲットを絞ってデザイナーやクリエイターにとっての業務効率化を考えてみました。
以下の3つがポイントになるかと思います。
・ショートカット機能を使う
・制作ツールを見直す
・使いまわせる素材を準備しておく
ショートカットは覚えているのといないのでは制作時間に雲泥の差が出ます。
中でもまめに使う、ファイル保存（⌘＋S）やひとつ戻る（⌘＋Z）は必ず覚えておくとよいでしょう。
今や世の中にはたくさんのアプリデーションがあります。クリエイターの方々はAdobe製品にお世話になっている方が多いでしょう。Adobe製品の中でもたくさんツールがありますが、当たり前にいつも同じツールを使っていませんか？
意外と新しいツールの方が求めていることができたりします。今一度制作ツールを見直してみるといいでしょう。最初こそ操作に慣れるまで時間がかかりますが慣れてしまえば前よりも制作時間は早くなるでしょう。
デザイナーであればデザインテイストにあったパーツは事前に整理してまとめておくといざというときに探す時間が短縮できます。
このように、新たな制作ツールの導入や日々の業務効率化を考えてみてはいかがでしょうか。