【業務効率化】気のきいた“短いメール” で業務を効率よく回そう!

メール画面イメージ在宅・テレワークが当たり前化するなか「業務効率化」というキーワードをよく耳にするようになりました。

突然「効率化」といわれてもどうすれば良いのかわからないですよね。そんな時は「メール業務の効率化」から実践してみてはいかがでしょうか。

1日平均100通超のメールをやり取りする私がメール業務効率UPのために実践していることをちょっとだけご紹介します。

なぜ「メール業務の効率化」なのか……

メールを1分で返せば仕事の効率は10倍上がる

メールの内訳

あくまでも制作会社の弊社(私)の場合での内容になりますが、以下のとおりです。

メールは3つに分類される

  • 相 談 → 見積もりの依頼、デザイン修正の指示
  • 報 告 → 確認メールへの回答
  • 独り言 → 業務からちょっと外れる雑談系

優先順位をつける

メールを受信したら……

  • 誰から?
  • 何の件?

この2つだけを即確認します。その上で以下のように優先順位をつけていきます。

メールの内訳

「はい」「了解」「ありがとう」で話が終わるものは即返事
すこし時間がかかる内容は「調べます」「おまちください」「確認します」と即返事
(ビジネスの世界では返事は「即」が鉄則ですね。)
ちょっと業務から外れる、急ぎではない〜から始まるメールなどは、業務の合間で順番に返事をするようにします。即返事を心がけるだけで十分業務のスピードUPに繋がります。

でもなかなかすぐには返信できない

返信しないと他の人たちの作業が止まってしまうような内容は絶っっ対即返事ですが、「受け取りました」「ありがとう」の返事は即返事にこだわらなくても大丈夫です。ただし、うっかり忘れて無反応状態になるのは相手に失礼なので、備忘対策をしっかりと行います。*メール返信業務は翌日に持ち越さないようにしましょう。

備忘対策もしっかりと
一度開封したけど即返事ができない場合は「未読」に戻すか返信ウィンドを開きっぱなしにしておくなど、自分に合った備忘対策を行いましょう。

そもそも1分なんて無理。←“短いメール”の出番です

もっともっと作業効率化を目指す

メールの優先順位づけはわかったけれど、ほぼ「即返事」で実業務が全く進まない……これって非効率! って思った方、それメール文面に大きな問題があります。

例えば

  • 相手の失礼にならないような文章を書こうとしている
  • 毎回文章を手入力している

メール文面に大きな問題が!?
「おせわになります〜〜〜よろしくおねがいいたします。」の定型文だって入力するのに数十秒かかります。メモ帳機能から「コピペ」すれば数秒です。

短い文章=冷たい(失礼)と思っていませんか。短くても気持ちがちゃんと伝われば失礼にはなりません。逆に、長い文章のほうが受け取った相手の業務を妨害させてしまっているかもしれません。

メール文面が辛すぎる

上記は同じ内容のメールです。左のメールは3秒くらいで内容を理解できそうです。 しかも相手に対してすごく「気のきいたメール」だと思いませんか?

 

 

【応用】相手を操作することも大事

そもそも相手とのメールのやりとり回数を減らせれば、それが一番の作業効率化。

yahoo newsの画面イメージ

相手に「Yes」一択 、または返信の必要がないような文面にしてしまえば、そこでメール業務は終了です。

パターンA:
「納品は00日の予定となりますが00日のご都合はいかがでしょうか?」
「はい、終日事務所にいますので大丈夫です」
「かしこまりました、では00日で手配いたします」
「はい、よろしくおねがいします」

パターンB:
「納品は00日の予定です。 お受け取り難しい場合はおしらせください。」
「はい、ありがとうございました。」

パターンBのやりとりの方が圧倒的にスムーズです。

 

参考書籍「気のきいた短いメールが書ける本」

yahoo newsの画面イメージ

今回はこちらの書籍を参考にさせていただきました。気のきいたメールの文例集も掲載されているので、メールの文章がちょっと苦手という方はぜひ読んでみてください。

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